Wichtige Informationen zur E-Rechnung

Ab dem 1.1.2025 gibt es eine grundsätzliche (d.h. mit Ausnahmen) Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen. Die Verpflichtung ist auf den inländischen B2B-Bereich beschränkt und gilt auch für Kleinunternehmer. Gegenüber Endverbrauchern (B2C) gibt es keine E-Rechnungspflicht. Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Rechnungen an Kleinunternehmer, an Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen (z.B. Ärzte, Versicherungsmakler) oder an Vermieter, selbst wenn diese nur umsatzsteuerfreie Vermietungsumsätze tätigen. Vermieter sind nämlich auch Unternehmer im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Vermieter mit steuerpflichtigen Vermietungsumsätzen müssen eine E-Rechnung nur für die erste Monatsmiete ausstellen, wenn klargestellt ist, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt, z.B. durch Beifügung des Mietvertrags. Spätestens nach Ende der nachfolgend geschilderten Übergangsregelungen ist es bei Dauerschuldverhältnissen erforderlich, eine solche E-Rechnung einmalig für den ersten Abrechnungszeitraum zu übermitteln.

Nur für den Rechnungsaussteller gibt es folgende Übergangsregelungen:

Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Bei PDF-Rechnungen per E-Mail muss der jeweilige Empfänger wie bisher einverstanden sein. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2026 erfolgen.

Für vom 1.1. bis 31.12.2027 ausgeführte Umsätze gilt die Übergangsregelung nur noch für Rechnungsaussteller, deren Umsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betragen hat. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2027 erfolgen.

Ab 1.1.2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann uneingeschränkt.
Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise.

Interessant ist die Frage, wie bei Barverkäufen über 250 Euro zu verfahren ist. Spätestens ab 1.1.2028 muss hier der Käufer seine E-Mail-Adresse hinterlegen, damit der Verkäufer, zusätzlich zum Kassenbeleg, eine E-Rechnung entweder sofort oder im Nachgang übermitteln kann. Der Weg zum Service-Schalter mit der Bitte um eine ordnungsgemäße Rechnung für das Finanzamt hat sich dann erledigt.

Wer ordnungsgemäße E-Rechnungen verschickt, benötigt ab 1.1.2025 nicht mehr die Zustimmung der Rechnungsempfänger, sofern die grundsätzliche Verpflichtung zur E-Rechnung ab 1.1.2025 greift (keine umsatzsteuerfreien Umsätze und keine Kleinbetragsrechnungen). Das spart dann die Papier-Rechnung. Bei Endverbrauchern (B2C) bleibt die Zustimmung zur PDF-Rechnung weiterhin erforderlich. Zustimmungen können auch konkludent erfolgen, d.h. durch Annahme der Rechnung ohne Widerspruch.

Ab 1.1.2025 muss jeder inländische Unternehmer zumindest in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können, denn wenn der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, muss er die Möglichkeit haben, die E-Rechnung zu übermitteln. Eine E-Mail-Adresse ist hierfür ausreichend. Eine Software zum Auslesen der E-Rechnungen ist zunächst dagegen nicht unbedingt erforderlich, da der Rechnungsaussteller im eigenen Interesse immer zusätzlich auch ein lesbares Rechnungsformat mitschicken wird. Schon heute werden im Online-Handel den PDF-Rechnungen bisweilen elektronische Rechnungen beigefügt. Nur hat man bisher kaum darauf geachtet und nur das lesbare PDF verwendet. PDF-Rechnungen mit integrierter elektronischen Rechnungsstellung werden als hybride Rechnungen bezeichnet.

E-Rechnungen dürfen per einfacher E-Mail verschickt werden, sie müssen elektronisch archiviert werden und zumindest 10 Jahre lang für den Abruf bereitstehen.

Die Finanzverwaltung hat am 13.6.2024 ein Entwurfsschreiben zur Einführung der E-Rechnung herausgegeben. Dazu gibt es eine gute Darstellung von Haufe sowie eine Kommentierung. Im Oktober 2024 wird das finale Einführungsschreiben erwartet.